Opisywanie stanowisk pracy stanowi najbardziej bazowy i podstawowy proces w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Opis stanowiska pracy to kompleksowe narzędzie do zarządzania stanowiskiem pracy i pracownikiem je zajmującym, czyli narzędzie umożliwiające prowadzenie efektywnej polityki personalnej. Opis stanowiska pracy gromadzi informacje na temat nazwy stanowiska, miejsca w strukturze organizacyjnej, procedury zastępstw na stanowisku, celu istnienia stanowiska, procesów i zadań realizowanych na danym stanowisku, a także zakresu odpowiedzialności, uprawnień, kontaktów zewnętrznych i wewnętrznych, wyposażenia stanowiska pracy oraz wymagań niezbędnych i pożądanych, które należy spełnić, aby zajmować dane stanowisko pracy. Znając elementy składowe opisów stanowisk pracy łatwo o wniosek, że zapewniają pracownikowi czytelny obraz wymagań i zadań, jakie stawia przed nim pracodawca, jak również możliwości, jakie daje (uprawnień, szkoleń, dostępu do wiedzy etc). Opis stanowiska stanowi wyjaśnienie wymogów kwalifikacyjnych, kompetencyjnych i doświadczenia potrzebnego do realizacji celu stanowiska i wykonywania ustalonych zadań, wynikających z przebiegu określonych procesów w firmie. Dogłębna analiza tych procesów jest zatem podstawą do opracowania opisów stanowisk pracy.

W zależności od strategii personalnej firmy i celów opisywania stanowisk rekomendujemy opisy z profilowaniem wymogów kompetencyjnych, zdefiniowanymi ścieżkami kariery i rozwoju (np. szkoleniami), kluczowymi wskaźnikami efektywności (KPI) lub obszarami zarządzania wiedzą.

Spójne i uporządkowane opisy stanowisk pracy umożliwiają firmie lub instytucji między innymi:

• adaptację pracownika do stanowiska – poprzez dostarczenie mu wiedzy na temat oczekiwań względem niego, jego praw i obowiązków
• rekrutację i selekcję – dają podstawę do definiowania wymagań rekrutacyjnych wobec pracowników; na bazie opisu stanowiska pracy można opracować ogłoszenia rekrutacyjne
• dobrą organizację pracy – przez wyznaczanie zadań, odpowiedzialnych za nie osób, oraz ustalenie procedury zastępstw itp.
• ocenę personelu – może dostarczać podstaw do opracowania kryteriów oceny okresowej lub gotowych kryteriów oceny poprzez wskazanie wymagań kompetencyjnych i KPI dla poszczególnych stanowisk pracy
• tworzenie modeli kompetencyjnych – definiowanie kompetencji dla organizacji na bazie analizy procesów (w tym procesów pracy i zadań) realizowanych na poszczególnych stanowiskach pracy i w poszczególnych komórkach organizacyjnych oraz celów strategicznych organizacji
• planowanie szkoleń - w opisach stanowisk pracy może pojawić się aspekt rozwojowy dotyczący niezbędnych szkoleń, których wymaga objęcie danego stanowiska
• opracowanie systemu komunikacji wewnętrznej – poprzez znajomość zakresu uprawnień i odpowiedzialności stanowiska oraz jego miejsca w strukturze organizacyjnej możliwe jest definiowanie zapotrzebowaniana informacje procedur dla poszczególnych stanowisk i systemów raportowania.

Zakres usług Intendi związanych z opisywaniem stanowisk pracy obejmuje:

• Analizy, diagnozy i warsztaty strategiczne dla kadry zarządzającej i zarządu
• Zebranie informacji na temat stanowisk:
  • Analizę dokumentacji kadrowej i organizacyjnej np. zakresów czynności, opisów procesów, procedur, kart taryfikacyjnych i innych
  • Spotkania z kluczowymi pracownikami i menedżerami, mające na celu poznanie specyfiki pracy
  • Ankietowanie pracowników i menedżerów, mające na celu poznanie treści pracy
• Opracowanie wzoru opisu stanowisk pracy
• Opisanie stanowisk pracy
• Ewentualnie opracowanie macierzy kompetencji oraz innych narzędzi pomocniczych (w przypadku tworzenia kompetencyjnych opisów stanowisk).
• Opracowanie podręcznika opisywania stanowisk pracy z zaleceniami i procedurą opisywania nowych stanowisk pracy.

 

Korzyści dla organizacji wynikające z posiadania opisów stanowisk pracy:

• zachowanie porządku w organizacji
• eliminacja konfliktów i nieporozumień wynikających z nieprecyzyjnego podziału zadań, uprawnień i odpowiedzialności między komórkami organizacyjnymi i pracownikami
• zwiększenie zaufania pracowników do organizacji
• łatwiejsza i szybsza adaptacja pracowników do stanowisk
• umożliwienie rozwoju pracowników w kierunku zgodnym z celami organizacji
• udoskonalanie i weryfikacja istniejących procesów pracy, umożliwienie wdrażania innych, zaawansowanych systemów HR, jak np. ocena okresowa.

Poza zaprojektowaniem i wdrożeniem systemów oferujemy Państwu szkolenia dla pracowników w zakresie opisywania stanowisk pracy oraz stworzenie podręcznika stanowiącego kompendium wiedzy na temat samodzielnego opisywania stanowisk pracy.

Oferujemy nie tylko usługę stworzenia opisów stanowisk pracy, ale także ich modyfikacji, adaptacji do nowych wymagań, np. na potrzeby doskonalenia jakości lub integracji z modelem kompetencyjnym i ścieżkami kariery.